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DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ RELATIVE À LA PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

1. Qui sommes-nous ?

1.1. NMC en tant que responsable du traitement de données

Par le biais de cette déclaration (ci-après dénommée « Déclaration »), nous souhaitons vous informer des finalités et des modalités de récolte et de traitement de vos données à caractère personnel par NMC International SA dont le siège social est situé à Duarrefstrooss 15b, 9990 Weiswampach, Luxembourg et dont le numéro d’entreprise est B 107 609 (ci-après dénommée « nous » ou « NMC»).

Vous trouverez nos coordonnées au point 10 de cette déclaration.

Nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que nous récoltons et utilisons. En tant que responsable du traitement, nous prenons les mesures nécessaires afin que vous :

soyez informé(e) du traitement de vos données à caractère personnel et de vos droits ;
conserviez le contrôle des données à caractère personnel que nous traitons ;
puissiez exercer vos droits à l’égard des données à caractère personnel. Vous trouverez plus d’informations concernant vos droits au point 9 de cette Déclaration.

2. Quelles données récoltons-nous à votre sujet ?

2.1. Données à caractère personnel

Nous entendons par « données à caractère personnel » toutes les informations relatives à une personne physique en vie.

Le type de données à caractère personnel que nous récoltons dépend des services demandés. Si vous avez une relation commerciale avec nous, il s’agit, entre autres, de données à votre sujet et/ou sur vos représentants, votre personnel, vos collaborateurs et/ou administrateurs indépendants (ci-après communément dénommés « vous » ou « votre/vos »). Si vous nous communiquez des données personnelles de vos représentants, votre personnel, vos collaborateurs et/ou administrateurs indépendants, vous avez l’obligation les informer de l’existence et du contenu de cette Déclaration, de même que de nos devoirs, de leurs droits et de la manière dont ils peuvent exercer ces droits. De plus nous récoltons des données des personnes qui marquent un intérêt pour nos services ou notre fonctionnement d’entreprise, il s’agit, entre autres des personnes qui sont intéressés par les services proposés sur les sites Web (bulletins d’informations, formulaires de contact, feedback, …).

Nous récoltons en particulier des données administratives et des coordonnées. Ces données nous permettent de vous identifier ou de vous contacter, ou encore de faire affaire avec vous si vous êtes un fournisseur ou un partenaire commercial. Il peut s’agir de coordonnées, telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail.
Nous ne récoltons pas intentionnellement et ne traitons pas de données dites sensibles, à savoir :

données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance syndicale ;
données génétiques ou biométriques (exemple : images faciales et empreintes digitales);
données relatives à la santé ;
données relatives au comportement sexuel ou à l’orientation sexuelle.

Si de telles données sensibles nous sont fournies, nous ne les utiliserons pas et les supprimerons.

2.2. Mineurs

Nous n’avons pas l’intention de traiter les données à caractère personnel de mineurs.

3. Pour quelles finalités
avons-nous besoin de vos données ?

3.1. Offre de services et relation commerciale

En quoi consiste cette finalité ?

Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel afin de mener à bien nos tâches professionnelles ou de fournir nos services.

Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons dans ce cadre ?

Nous récoltons et traitons les données suivantes : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre adresse.

3.2. Information et communication

En quoi consiste cette finalité ?

Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour vous informer de nos activités, services ou newsletters qui, selon nous, pourraient vous intéresser.

Nous vous contacterons si vous en faites la demande explicite ou si nous estimons que vous pourriez être intéressé(e) par un service ou qu’il pourrait profiter à votre entreprise/organisation.

Si vous n’êtes pas encore en relation commerciale, vous recevrez nos communications marketing seulement si vous nous avez donné votre autorisation explicite de vous contacter.

Si vous êtes déjà en relation commerciale avec nous ou si vous avez déjà fourni vos coordonnées, vous pourriez être amené(e) à recevoir des publicités de notre part sans votre autorisation explicite. Ceci est par exemple le cas pour toutes les personnes qui se sont inscrites aux newsletter et/ou ce qui concerne les coordonnées fournies lors des échanges commerciaux. Nous nous basons, dans ce cadre, sur notre intérêt légitime afin de mener à bien notre relation commerciale.

Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons dans ce cadre ?

Nous récoltons et traitons dans certains cas les données suivantes : votre nom, votre profession, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone.

3.3. Fonctionnement de l’entreprise

• En quoi consiste cette finalité ?

Cette finalité constitue ce que l’on appelle un « intérêt légitime ». En effet, le traitement de données est basé sur un certain nombre d’intérêts légitimes. Nous nous assurons toutefois en permanence que l’équilibre entre nos intérêts légitimes et leur impact éventuel sur votre vie privée ne soit pas perturbé.

Si vous souhaitez tout de même vous opposer à ces traitements, vous pouvez exercer votre droit d’opposition, tel que mentionné au point 9.3 de la présente Déclaration.

Ainsi, nous traitons des données à caractère personnel dans les situations suivantes (liste non exhaustive)

Elles peuvent servir de preuve (archives) ;
Elles peuvent être utilisées en vue de la constatation, de l’exercice, de la défense ou de la sauvegarde de nos droits ou de ceux des personnes qui nous représentent, par exemple en cas de litiges ;
Elles peuvent être utilisées en vue de l’administration, de la gestion (des risques) et du contrôle de notre organisation (exemple : compliance /prévention contre le blanchiment d’argent et la fraude et étude de ces problématiques, gestion des risques, fonctions à risque et inspection, gestion des plaintes, audit interne et externe) ;
Elles peuvent être utilisées en vue de la simplification de l’exécution, de l’utilisation et de la clôture de services par le client, entre autres afin d’éviter que vous ne deviez à nouveau fournir des informations que vous avez déjà complétées auparavant ;
Les données personnelles ainsi que votre mode de consultation de certains de nos sites Web peuvent également être rassemblés pour la création de catégories de clients/relations commerciales ; cela afin de mieux vous connaître en tant que client/relation commerciale, mais aussi d’avoir une idée plus précise de vos préférences et ainsi vous délivrer le message le plus pertinent selon votre profil et le moment de consultation. Nous appelons cela le ciblage comportemental.

3.4. Obligation légale

En quoi consiste cette finalité ?

NMC est obligé de traiter dans certains cas des données personnelles, e.g. des obligations légales concernant la législation sur la protection des données personnelles.

3.5. Cookies

Nous utilisons des “cookies” (et des technologies similaires) sur nos sites internet et applications. Grâce à ces petits fichiers informatiques qui sauvegardent des informations sur le navigateur de votre ordinateur, nous pouvons retenir certaines données vous concernant (e. g. choix de la langue).

Nous les enregistrons pour adapter au mieux nos sites et applications à vos souhaits et garder vos préférences pour une prochaine visite. Nous pouvons ainsi très rapidement augmenter votre confort d’utilisation et vous proposer des offres pertinentes.

4. Demandons-nous votre consentement avant de procéder au traitement de données ?

4.1. Contexte général

Nous avons uniquement l’autorisation d’utiliser et de traiter vos données à caractère personnel si l’une des conditions suivantes est remplie :

L’utilisation de vos données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’un contrat que vous avez conclu avec nous ou afin d’effectuer, à votre demande, les démarches nécessaires à la conclusion de ce contrat.
Les fins de traitement décrites au point 3.1 de la présente Déclaration sont basées sur ce principe.
Nous disposons de votre consentement libre et explicite afin d’utiliser vos données à caractère personnel à une certaine fin.
En effet, si vous n’avez pas encore de relation avec nous, nous vous demanderons votre autorisation en vue de vous contacter à des fins de marketing direct, comme indiqué au point 3.2 de la présente Déclaration.
L’utilisation de vos données à caractère personnel est générée en conformité avec nos intérêts légitimes et en concordance avec vos intérêts et droits.
Nous basons les traitements nécessaires au bon fonctionnement de notre entreprise sur notre intérêt légitime, tel que mentionné au point 3.3 de la présente Déclaration. Il en va de même pour les traitements nécessaires à l’envoi d’e-mails de marketing direct à personnes de contact existantes, tel que décrit au point 3.2 de la présente Déclaration.
Nous sommes légalement tenus de traiter certaines données, et de les communiquer aux autorités compétentes, telle que l’autorité de protection de la vie privée (e.g. dans le cadre d’un audit).

5. Avec quelles autres personnes partageons-nous vos données ?

Les collaborateurs des sociétés du groupe qui doivent avoir accès aux données à caractère personnel pour mener à bien leurs tâches professionnelles peuvent y accéder. Ces personnes agissent sous notre supervision et notre responsabilité.
Nous faisons également appel à des fournisseurs externes, qui prennent certains traitements en charge afin que nous puissions vous proposer nos produits et services, à savoir des services informatiques, juridiques, financiers, comptables et autres. Étant donné que ces tiers ont accès aux données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution des services demandés, nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles afin de nous assurer que vos données soient uniquement traitées et utilisées aux fins mentionnées au point 3 de cette Déclaration.
Lorsque nous y sommes légalement tenus, nous pouvons fournir vos données à caractère personnel à des autorités de contrôle, des instances fiscales et des services de recherche.

6. Où conservons-nous et traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel ne seront pas transférées en dehors de l’UE. Si l’employeur prévoit de les stocker et/ou de les traiter en dehors de l’UE, il le signalera de manière explicite et s’assurera que le même niveau de protection soit garanti.

Si nous faisons appel à des sous-traitants, les données seront acheminées dans les pays où se trouvent les centres de données de ces sous-traitants.

Avec ces sous-traitants nous concluons un accord basé sur un modèle approuvé par la Commission européenne et par lequel ces sous-traitants garantissent le même niveau de protection que celui garanti par NMC pour les données stockées à l’intérieur de l’UE.

7. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne conserverons pas vos données pendant une plus longue période que le délai nécessaire à l’atteinte des objectifs mentionnés au point 3 de cette Déclaration. Les éventuelles dérogations ou clarifications de ce principe sont indiquées de manière explicite sous les différentes finalités mentionnées au point 3 de la présente Déclaration.

Étant donné que la nécessité de conserver les données dépend du type de données et de l’objet du traitement, les délais de conservation peuvent varier de manière considérable.

Vous trouverez ci-dessous les critères sur lesquels nous nous basons pour définir les délais de conservation :

Pendant combien de temps avons-nous besoin des données pour pouvoir fournir le service demandé ?
Avons-nous défini et annoncé un certain délai de conservation ?
Avons-nous obtenu l’autorisation de prolonger le délai de conservation ?
Sommes-nous soumis à une obligation légale, contractuelle ou à une obligation comparable ?

Dès que nous n’aurons plus besoin de vos données et que nous ne serons plus légalement tenus de les conserver, nous les supprimerons de manière définitive ou, si cela s’avère impossible, les rendrons anonymes dans nos systèmes.

Vos données à caractère personnel seront toutefois conservées et utilisées pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de nos obligations légales, au règlement de litiges ou à la conclusion de contrats.

8. Comment sécurisons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont considérées comme étant strictement personnelles. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles fournies et récoltées de toute destruction, perte, altération accidentelle et de tout endommagement, accès accidentel ou illégal ou autre traitement injustifié de données.

9. Quels sont vos droits ?

9.1. Droit d’accès, d’opposition, à la rectification, à l’oubli et à la portabilité de données

9.1.1. Droit d’accès

Vous avez accès aux données personnelles que nous traitons et possédez un droit de regard sur celles-ci. Si vous le souhaitez, nous vous fournirons gratuitement une copie de ces données.